Bienvenue dans Open

Open est une plateforme web complète pour la gestion de projets techniques et industriels. De la conception à la mise en service, elle couvre l'ensemble du cycle de vie : clients, sites, équipements, documents techniques, devis, stocks, maintenance, RH et reporting.

Ce guide décrit chaque module et vous explique comment utiliser l'application au quotidien.

Premiers pas

Créer un compte

Open propose un onboarding self-service :

1Sur la page de connexion, cliquez sur "Créer un compte"

2Remplissez le formulaire d'inscription (nom de l'entité, email, mot de passe)

3Après validation, vous accédez au wizard de configuration pour paramétrer votre espace

Connexion

1Accédez à l'adresse de Open dans votre navigateur

2Entrez votre email et mot de passe

3Cliquez sur "Se connecter"

Interface générale

L'interface s'organise autour d'une barre latérale (sidebar) à gauche, structurée en grandes catégories :

• Installations : Sites, zones, équipements
• Activité : Projets, affaires, demandes, devis, stocks, maintenance, RH, flotte, reporting, facturation
• Partenaires : Relations, contacts, clients, fournisseurs
• Partagé avec moi : Ressources partagées par d'autres entités
• Bibliothèque : Templates schéma, templates cartouche, base article

Les catégories se déplient en cliquant dessus. Chaque entrée de la sidebar dispose d'un champ de recherche pour filtrer rapidement.

Wizard de configuration

Lors de votre première connexion après inscription, un wizard de démarrage vous accompagne pour paramétrer votre espace :

• Configuration de votre entité (logo, coordonnées)
• Création de vos premiers salariés
• Paramétrage de votre catalogue d'articles
• Import de données existantes

Le wizard se termine lorsque votre espace est prêt à l'emploi. L'indicateur "onboarding terminé" valide la configuration.

Accueil & widgets

Votre page d'accueil est composée de widgets. Le contenu proposé dépend de votre profil (technicien, chargé d'affaire, responsable, direction, client) : chacun voit ce qui le concerne.

Personnaliser son accueil

1Cliquez sur Personnaliser en haut de la page d'accueil

2Glissez-déposez les blocs par leur bandeau pour les réordonner

3Utilisez le bouton Affiché / Masqué de chaque bandeau pour choisir ce que vous gardez

4Enregistrez : votre disposition est mémorisée pour votre compte uniquement

Widgets disponibles

• KPIs — les chiffres clés de votre périmètre
• Ma tournée du jour — vos interventions du jour dans leur ordre de passage, avec accès direct à la feuille de route PDF
• Ordres à confirmer — les ordres d'intervention qui vous ont été assignés ; vous les acceptez ou les refusez directement depuis l'accueil
• Mes fiches d'intervention, Maintenance à venir (échéances à 7 jours, retards en rouge)
• Alertes stock — articles sous leur seuil minimal (responsable et direction)
• CA mensuel — chiffre du mois, variation et tendance sur 12 mois (direction)
• Commandes, Statuts affaires, Planning du jour, Todos & Activité, Alertes RH

Un widget que vous avez masqué reste réactivable à tout moment via Personnaliser. Si un bloc n'apparaît pas dans la liste, c'est que votre profil n'y donne pas accès.

Sites et zones

Ajouter un site

1Dans Installations → Sites, cliquez sur le

2Renseignez le nom et l'adresse du site

3Vous pouvez associer un client propriétaire du site

4Ajoutez des photos si nécessaire

Créer des zones dans un site

Un site se découpe en zones (ex. : "Atelier production", "Salle technique", "Local serveur").

1Depuis la fiche d'un site, allez dans l'onglet "Zones"

2Cliquez sur "Nouvelle zone"

3Donnez un nom à la zone et enregistrez

La hiérarchie est toujours : Client → Site → Zone → Équipement.

Équipements

Créer un équipement

1Depuis Installations → Équipements, ou depuis une zone, créez un nouvel équipement

2Remplissez : nom, numéro de plan, statut

3Liez à un projet ou une affaire si applicable

4Ajoutez un logo d'équipement

Fonctionnalités d'un équipement

Chaque équipement peut contenir :

• Photos : Images de l'appareil
• Fonctionnalités : Description des capacités techniques
• Variables générales : Paramètres techniques communs (tension, puissance, etc.)
• Variables projet : Paramètres spécifiques au projet en cours
• Composants : Éléments électriques (relais, contacteurs, disjoncteurs, etc.)
• Entrées/Sorties : Points de connexion (DI, DO, AI, AO)
• Configuration matérielle : Détails techniques (API, références)
• QR Code : Chaque équipement dispose d'un QR code unique pointant vers sa fiche détaillée. Imprimez l'étiquette pour scanner l'équipement sur site et accéder instantanément à sa documentation.

Schémas électriques

Préparer un schéma

1Dans un équipement, allez dans l'onglet "Schéma"

2Définissez les variables du cartouche (titre, référence, dates, indices)

3Ajoutez les composants nécessaires

4Configurez les entrées/sorties

5Complétez la configuration matérielle

Générer le schéma

1Cliquez sur "Générer schéma QET"

2L'application crée automatiquement un fichier au format QElectroTech (.qet)

3Téléchargez le fichier pour l'ouvrir dans QElectroTech

Exporter le schéma

• PDF : Pour impression ou diffusion
• Excel : Configuration matérielle détaillée
• TIA : Pour import dans Siemens TIA Portal

Importer un schéma existant

1Dans l'onglet Schéma, cliquez sur "Import TIA"

2Sélectionnez le fichier XML exporté de TIA Portal

3Les entrées/sorties et la configuration sont automatiquement extraites

Éditeur de schéma in-browser (v2) nouveau

1Dans la fiche équipement, onglet Schéma, cliquez sur "Éditeur v2" (ouvre l'éditeur plein écran)

2Constituez votre bibliothèque : "Import QET" récupère les symboles du schéma QElectroTech de l'équipement, ou dessinez vos propres symboles avec le bouton "+" qui ouvre un mini-éditeur visuel (rectangle, ligne, cercle, polyligne, texte et pose de bornes sur une grille, avec import de fichier .svg). Un symbole maison peut être ré-édité (icône crayon) ou supprimé.

3Glissez les symboles depuis la palette de gauche sur la zone de dessin (filtrable par nom/type). La palette propose aussi des primitives : étiquette (texte statique) et "Texte variable" — un texte lié à une variable (composant, cartouche, entité…) choisie dans l'inspecteur, mis à jour automatiquement par "Rafraîchir" comme les textes des folios générés

4Reliez les bornes des symboles entre elles pour créer les conducteurs (routage automatique). Sélectionnez un conducteur pour régler son n° de fil, sa couleur, son style, sa police et l'orientation du n° (0/90/270°) dans le panneau de droite ; le n° de fil peut être lié à une variable (ex. le câble d'un composant) et se met à jour automatiquement. Les variables composant sont identifiées par le Composant_id — le même numéro que dans le tableau de la fiche et la colonne Composant_id de l'Excel (ex. %{composant.3.cable}). Glissez le n° pour le déplacer.

5Posez un "Bloc départ" (palette) et liez-le à un repère composant : il affiche automatiquement le calibre, la courbe, le câble et la désignation, mis à jour quand l'onglet composant change (bouton "Rafraîchir"). Sélectionnez plusieurs éléments (bloc + câblage) puis "Enregistrer comme bloc" pour les réutiliser depuis la palette "Mes blocs" sur d'autres équipements (héritage équipement → zone → site → client → global).

6Numérotation de la filerie : par équipotentielle (un n° unique par net) ou en folio-ordre (format F12-03 : n° de folio + ordre).

7Organisez votre schéma en plusieurs folios (onglets en bas) : double-clic pour renommer, glisser pour réordonner, × pour supprimer

8"Générer E/S" crée automatiquement un folio par module de la configuration matérielle (entrées/sorties avec adresse, mnémonique et désignation). "Puissance" génère les folios de puissance depuis l'onglet composant (un départ par ligne : protection, calibre, câble et charge, mis à jour automatiquement). "Implantation" agence les appareils à l'échelle réelle sur des rails DIN et calcule la taille de la platine (dimensions issues du référentiel articles, avec repli automatique). "Nomenclature" liste les composants (même source pour le PDF et l'export Excel). "Carnet de câbles" liste les câbles des départs (origine, extrémité, composition, calibre — depuis la colonne câble de l'onglet composant)

9Folios « périmés » : une régénération ne supprime jamais un folio. Si vos données ne le produisent plus (un départ retiré, une armoire supprimée), il reste dans le document et se signale par la mention « périmé » sur son onglet — son contenu est conservé, car vous l'aviez peut-être ajusté à la main. À vous de le supprimer (×) si vous n'en voulez plus ; s'il redevient légitime, la mention disparaît d'elle-même.

10Insérez un cartouche (les informations affaire / client / équipement sont remplies automatiquement)

11Gérez les indices de révision du dossier (menu Document → "Gérer les révisions") : chaque révision (indice, date, objet, auteur) alimente le cartouche (Rev), la colonne indice du sommaire (par folio, selon sa date de modification) et le tableau des révisions insérable sur la page de garde

12Recherchez dans tout le document avec la loupe de la barre d'outils (repères, n° de fils, textes des folios générés) — un clic sur un résultat ouvre le folio et centre l'élément. Le DRC contrôle repères en double, sélectivité, protection câble (calibre vs section) et bornes non raccordées

13Chiffrez le schéma (menu Document → "Chiffrer le schéma") : les composants de la nomenclature sont rapprochés du catalogue articles (lien persistant ou référence). Liez manuellement les lignes introuvables, créez les articles manquants au catalogue (prix à compléter), complétez les composants depuis le catalogue (seuls les champs vides sont remplis), puis générez un devis brouillon aux prix de vente (client/site/zone/équipement pré-remplis) ou un bon de commande aux prix d'achat (module Stocks, fournisseur au choix)

14Exportez le schéma en PDF (livraison — avec signets, sommaire cliquable et renvois cliquables ; "PDF partiel…" pour n'exporter qu'une sélection de folios), .qet (QElectroTech) ou DXF (CAO) via les boutons d'export

15Le schéma est enregistré automatiquement (ou via Enregistrer / Ctrl+S)

Implantation d'armoire professionnelle nouveau

1Choisissez l'armoire (menu Document → "Armoire & analyses") : catalogue d'enveloppes standard (coffrets muraux, armoires sol, baies juxtaposables) ou dimensions manuelles. Sans choix, la génération sélectionne automatiquement la plus petite enveloppe qui convient. En multi-armoires, la colonne Tableau de l'onglet composant répartit les appareils

2"Implantation" dessine la cuve et la platine à l'échelle, place les appareils par zones fonctionnelles (arrivée → puissance → commande → borniers en bas), appareils lourds en partie basse, dégagements constructeur respectés et réserve d'extension paramétrable par rail (réglages : goulottes horizontales/verticales, zones, cotation automatique)

3Les rails DIN, goulottes, répartiteurs, jeux de barres, réservations, presse-étoupes et accessoires (ventilateur, climatiseur, éclairage, prise, résistance chauffante) sont des objets à part entière : palette "Mécanique (armoire)", dimensions réelles en mm dans l'inspecteur, magnétisme des appareils sur les rails (flèches = 18 mm, Maj+flèches = 1 mm). Rails et goulottes s'allongent aussi directement à la poignée orange de leur extrémité (pas de 10 mm)

3 bisUn répartiteur dessiné au schéma se pique où vous voulez : survolez une barre, une pastille suit le curseur, cliquez pour créer le point de connexion à cet endroit et tirez le conducteur. Choisissez son type physique (bloc répartiteur modulaire, jeu de barres sur supports, peigne) et ses dimensions réelles dans l'inspecteur : "Générer → Implantation" l'implante alors automatiquement (et il apparaît dans la vue 3D)

4"Face avant (porte)" place les appareils en montage porte (voyants, boutons, IHM — détectés par le référentiel articles ou le type) avec découpes Ø22,5 / fenêtres et zone d'ergonomie 0,9–1,7 m

5Le DRC contrôle l'implantation : collisions, débordement de platine, dégagements, zones, réservations, appareil câblé non implanté (et inversement), conflit de profondeur porte fermée

6Le bilan thermique (IEC 60890 simplifié) totalise la dissipation des appareils (référentiel articles ou estimation par famille) et conclut : convection naturelle, ventilateur (débit conseillé) ou climatiseur (puissance frigorifique). Les métrés donnent l'occupation par rail/platine, les longueurs de rail et goulotte à commander, le remplissage des goulottes et les longueurs de câblage estimées

7Livrables : "Plans de perçage" (platine + porte, coordonnées origine bas-gauche avec table CN, export DXF 1:1 en calques CONTOUR/PERCAGE/DECOUPE/COTATION), "Nomenclature mécanique" (enveloppe, rails, goulottes, visserie…), et le "Dossier de fabrication (.zip)" qui regroupe PDF, DXF, tables Excel et récapitulatif

8Cross-référence : depuis un appareil du schéma, "Voir dans l'implantation" ; depuis une vignette d'implantation, "Voir au schéma"

Gabarits de départ (puissance) nouveau

1Menu Générer → "Gabarits de départ" : un gabarit décrit la chaîne d'étages d'un départ (protection → contacteur → relais thermique → variateur…) et sa charge (moteur, éclairage, prise, résistance ou flèche). Quatre gabarits standard sont fournis : Départ simple, Départ contacteur, Départ variateur, Départ moteur complet

2Créez vos propres gabarits : cochez les étages voulus, ou sélectionnez des symboles sur un folio puis "Depuis la sélection" (ordonnés de haut en bas). L'affectation se fait par priorité : choix par ligne > règles du document (mot-clé → gabarit) > mots-clés du gabarit > détection automatique

3Les contacteurs, variateurs et relais thermiques reliés par Repère amont à un départ sont automatiquement dessinés comme étages de sa colonne (avec leurs repères et textes dynamiques), et non plus comme un faux sous-tableau

Bornier structuré nouveau

1Dans "Gérer le bornier", créez des réglettes (X1, X2…), cochez des bornes et affectez-leur réglette, type (passage, terre PE, sectionnable, porte-fusible, multi-étages), largeur réelle, référence ou pont vers la borne suivante ; ajoutez des bornes de réserve en fin de réglette

2Renumérotez une réglette en un clic (X1:1…n, répercuté sur les folios de schéma)

3"Bornier" génère le plan de bornier graphique normalisé : une colonne par borne avec destination amont (n° de fil + origine), corps de borne typé, destination aval (câble et section), ponts dessinés et pagination par réglette. L'export Excel ajoute la feuille Bornier atelier et une planche d'étiquettes de repérage ; la réglette est implantée dans l'armoire avec sa longueur calculée

Tests de recette

Créer une session de recette

1Dans un équipement, allez dans l'onglet "Recette"

2Cliquez sur "Nouvelle session"

3Donnez un nom et une description à la session

4Ajoutez des items de test (étapes à vérifier une par une)

Effectuer les tests

1Pour chaque item, indiquez le résultat (OK ou KO)

2Ajoutez un commentaire si nécessaire

3Faites évoluer le statut : En cours → Terminée → Validée

Générer un rapport

Une fois la recette terminée, exportez le procès-verbal en PDF ou Excel pour archivage.

Projets

Créer un projet

1Dans Activité → Projets, cliquez sur le

2Remplissez : nom du projet, description, dates, responsable

3Associez un client si pertinent

Un projet regroupe des affaires, des équipements et des documents. Il sert de conteneur transverse pour organiser le travail par chantier ou par contrat.

Affaires

Créer une affaire

1Dans Activité → Affaires, cliquez sur le

2Remplissez : numéro d'affaire, nom, client associé, responsable, dates, description

Suivre une affaire

• Liez des équipements à l'affaire
• Ajoutez des notes de suivi
• Créez des tâches (todos) pour l'équipe
• Suivez les situations de travaux (facturation progressive)
• Convertissez un devis accepté en affaire
• Consultez les Devis liés et Commandes liées : deux sections dédiées de la fiche affaire listent tous les devis et commandes rattachés (n°, date, statut, montant) avec accès direct

Rentabilité de l'affaire

L'onglet Rentabilité compare ce que vous avez vendu à ce que l'affaire vous a réellement coûté (le déboursé), et affiche la marge brute et le % de marge.

• Vendu = montant du devis accepté lié à l'affaire (ou un « vendu manuel » saisi si pas de devis)
• Déboursé = main d'œuvre (heures × coût horaire salarié) + matériel (sorties de stock × prix d'achat) + dépenses
• Dépenses : achats, sous-traitance et frais saisis dans l'onglet Rentabilité

Pré-requis : renseignez le coût horaire de vos salariés (fiche salarié) ou un taux par défaut dans RH → Configuration. Coûts et marges visibles uniquement par les profils Chargé d'affaire, Responsable et Direction.

Rentabilité globale

Le Reporting (Direction) affiche la marge de toutes les affaires (top/flop, en perte). Sur Affaires, un chargé d'affaire voit la synthèse de ses affaires.

Situations de travaux

Facturation progressive

Les situations de travaux permettent de découper la facturation d'une affaire en étapes :

• À la commande : Acompte de démarrage
• Mi-chantier : Facturation intermédiaire
• Solde : Facturation de clôture

1Dans une affaire, allez dans l'onglet "Situations"

2Créez une nouvelle situation avec son montant et son échéance

3Suivez l'état de chaque situation (prévue / facturée / payée)

Demandes

Types de demandes

Le module Demandes gère deux types de tickets :

• Demande d'intervention : Ticket de travail, dépannage ou intervention technique
• Demande de devis : Demande commerciale à convertir en devis

Créer une demande

1Dans Activité → Demandes, cliquez sur le

2Choisissez le type de demande

3Remplissez : titre, description, priorité, client ou site concerné

4Assignez un salarié responsable

Cycle de vie

Une demande suit un workflow : Nouvelle → En cours → Terminée.

Une demande de devis peut être convertie en devis, puis en affaire. Une demande d'intervention peut être convertie directement en affaire.

Tâches

Créer une tâche

1Cliquez sur "Todos" dans la catégorie Activité

2Cliquez sur "Nouvelle tâche"

3Remplissez : titre, description, priorité, échéance, élément associé

Suivre les tâches

• Filtrez par statut (À faire, En cours, Fait)
• Associez une tâche à un client, une affaire ou un équipement
• Marquez comme terminée une fois accomplie

Catalogue

Le catalogue utilise la table unifiée article qui centralise articles commerciaux (prix, TVA) et articles de production (nomenclatures, stocks).

Ajouter un article au catalogue

1Dans Activité → Catalogue, cliquez sur "Nouvel article"

2Remplissez : référence, désignation, catégorie (matière, fourniture, prestation, outillage)

3Renseignez le prix d'achat, le prix de vente, la TVA et l'unité

4Cochez « Produit fini (fabriqué en interne) » si l'article est fabriqué : il sera alors proposé dans les ordres de fabrication (les autres articles restent disponibles comme composants de nomenclature)

Utilisation

Les articles du catalogue (table article) sont utilisés dans :

• Les lignes de devis : chaque ligne peut référencer un article du catalogue
• Les bons de commande : les commandes fournisseur utilisent les articles
• Les mouvements de stock : chaque mouvement est lié à un article
• Les nomenclatures : composants et produits finis pointent vers la table article

Ouvrages chiffrés

Un ouvrage est un article que vous ne revendez pas tel quel : vous le fabriquez, vous le posez, ou les deux. Plutôt que de retaper un prix à chaque devis, vous décrivez une fois ce qu'il faut (sa nomenclature) et comment on le fait (sa gamme) : Open calcule le prix.

1. Déclarer l'ouvrage au catalogue

1Dans Catalogue, créez ou ouvrez un article

2Donnez-lui la nature technique « Ouvrage »

3Dans Production → Nomenclatures, listez ses composants

4Dans Production → Gammes, listez ses opérations

L'écran Catalogue → Ouvrages récapitule vos ouvrages et signale ceux qui sont incomplets : sans nomenclature ni gamme, un ouvrage ne produira rien.

2. Le lieu de chaque opération décide de tout

Chaque opération de gamme se déclare 🏭 atelier ou 🚧 chantier. C'est ce seul champ qui sépare la fabrication de l'intervention :

• les opérations d'atelier deviendront un ordre de fabrication ;
• les opérations de chantier deviendront une fiche d'intervention.

Un même ouvrage peut avoir les deux — « fabriquer une armoire puis la poser » — et c'est justement le cas qu'Open sait enchaîner tout seul.

3. Le prix se calcule au lieu d'être saisi

déboursé = Σ (composants × coût) + Σ (temps ÷ 60 × taux horaire)
prix de vente = déboursé × coefficient

Le coût matière vient du prix moyen pondéré du stock (ce que vous avez réellement payé), à défaut du prix d'achat du catalogue. Le taux horaire vient du poste de charge, à défaut du taux par défaut de votre entité (Mon entité).

Votre levier commercial devient le coefficient, plus le prix. Et la marge s'affiche ligne par ligne pendant que vous chiffrez.

4. Dans le devis : une ligne, un prix client

Ajoutez l'ouvrage comme n'importe quel article : sa composition est recopiée dans le devis, coûts figés au jour du chiffrage. Dépliez la ligne pour voir le détail, le déboursé et la marge.

• Modifier le catalogue ensuite ne change pas un devis déjà chiffré — c'est voulu : un devis envoyé ne doit pas bouger tout seul.
• Pour recharger les prix du jour, utilisez « Resynchroniser depuis le catalogue » sur la ligne. C'est une action volontaire.
• Le client, lui, ne voit jamais vos coûts ni vos marges — ni à l'écran, ni sur le PDF, ni via le lien de signature.

Et si l'ouvrage n'est pas au catalogue ?

Vous chiffrez parfois une fabrication ponctuelle que vous ne referez jamais : vous tapez la ligne à la main. Une telle ligne se livre mais ne se fabrique pas — Open ne peut pas lancer d'ordre de fabrication sans article de référence.

Le bouton « en ouvrage », à côté de la désignation, crée l'article manquant au catalogue et rattache la ligne. Vous définissez ensuite sa nomenclature et sa gamme, puis vous resynchronisez la ligne.

5. De la commande à l'exécution

Le devis accepté devient une commande, qui emporte la composition. Une fois la commande signée, le bouton « Lancer l'exécution » vous montre d'abord ce qui sera créé, ligne par ligne :

• un ordre de fabrication par ligne à fabriquer ;
• une fiche d'intervention pour tout ce qui se pose ;
• et, quand une ligne fait les deux, la fabrication devient un besoin de la fiche : l'équipe ne peut pas partir poser une armoire qui n'est pas encore produite.

Rien n'est créé sans votre confirmation, et relancer ne crée pas de doublon.

6. Le retour

La commande affiche ses ordres de fabrication et ses interventions, et son statut suit l'exécution : en cours au lancement, puis livrée à la dernière clôture s'il n'y avait rien à expédier. Le déboursé chiffré devient le budget prévu de l'affaire, comparé au coût réel dans l'onglet Rentabilité.

Boutique publique (vitrine)

Chaque entité peut ouvrir une boutique publique accessible sans compte à l'adresse /shop/son-slug. La vitrine permet à vos clients finaux de consulter votre catalogue, d'ajouter des articles au panier et de passer commande directement en ligne.

Activer et paramétrer la boutique

1Accédez à Mon entité puis à l'onglet "Boutique"

2Activez la boutique via le toggle "Boutique active"

3Définissez votre slug URL (ex. : mon-entreprise → /shop/mon-entreprise)

4Rédigez une description courte affichée en en-tête de vitrine

5Uploadez une bannière (image paysage, format JPG ou PNG recommandé)

Thème et apparence

Trois thèmes visuels sont disponibles pour votre vitrine :

• Clair : fond blanc, style épuré
• Sombre : fond sombre, ambiance premium
• Minimal : sobre et neutre

Personnalisez en plus les couleurs (accent, fond, texte) et la police (Inter, Poppins, Montserrat, Playfair Display, Lato) pour que la boutique corresponde à votre identité visuelle.

Sections de contenu

L'onglet Boutique vous permet également de renseigner les sections affichées sur la vitrine :

• À propos : Présentation de votre activité
• Nos engagements : Icônes + texte (qualité, délais, service…)
• Livraison & conditions : Informations de livraison et CGV
• Contact footer : Coordonnées affichées en bas de vitrine

Rendre des articles visibles en boutique

1Dans Activité → Catalogue, ouvrez la fiche d'un article

2Activez le toggle "Boutique" pour rendre l'article visible sur la vitrine

3Renseignez éventuellement un taux de remise boutique (%) : le prix barré d'origine sera affiché sur la vitrine, mettant en valeur la promotion

La vitrine client

Sur la page /shop/:slug, vos visiteurs disposent de :

• Barre de recherche live et filtres par catégorie
• Cards articles avec prix TTC, badge stock (En stock / Stock limité / Sur commande) et remise affichée
• Fiche article en modal : photo, description, caractéristiques, stock, délai de livraison
• Panier flottant : persisté en localStorage entre les visites
• Modal checkout : saisie du nom, email, téléphone et code promo
• Paiement via Stripe Checkout (ou confirmation directe si Stripe n'est pas configuré)
• Pages de confirmation /success et d'annulation /cancel après paiement

Codes promo

Créez des codes promotionnels depuis l'onglet Boutique de Mon entité :

• Code : combinaison de lettres et de chiffres (ex. : PROMO20)
• Type : remise en pourcentage (%) ou montant fixe (€)
• Valeur, minimum de commande, nombre d'utilisations maximum, date d'expiration
• Toggle actif/inactif et suppression à tout moment

Côté client, la remise est validée en temps réel avant le paiement et affichée dans le récapitulatif.

Suivi des commandes webshop

Les commandes passées via la boutique publique apparaissent dans Activité → Commandes avec le filtre source = webshop. Chaque commande contient : nom du client, email, code promo utilisé et remise appliquée.

Import en masse (CSV/XLS)

Importer des données par fichier

1Dans le menu, accédez à "Import"

2Choisissez le type de données à importer : clients, articles, équipements ou salariés

3Téléchargez le template CSV/XLS correspondant

4Remplissez le fichier avec vos données

5Importez le fichier : une prévisualisation s'affiche avant validation

Fonctionnalités

• Modèles par module : chaque type de données a son fichier prêt à l'emploi (séparateur ;)
• Prévisualisation : le contenu du fichier s'affiche avant tout enregistrement
• Rapport d'erreur : les lignes en erreur sont listées avec leur numéro et leur motif ; les autres sont importées
• Formats acceptés : CSV, XLSX et XLS, jusqu'à 10 Mo

Particularités par type de données

• Salariés : un compte utilisateur est créé pour chaque ligne. Les mots de passe temporaires s'affichent une seule fois, à la fin de l'import — copiez-les avant de quitter la page. Réservé aux administrateurs.
• Articles : la colonne categorie n'accepte que matiere, fourniture, prestation, outillage ou autre.
• Clients : chaque ligne crée un client rattaché à votre entité.
• Équipements : la colonne zone_id doit désigner une zone de votre entité ; les lignes pointant vers une zone inconnue sont rejetées.

Devis

Créer un devis

1Dans Activité → Devis, cliquez sur "Nouveau devis"

2Renseignez le titre et la référence (modifiables à tout moment)

3Sélectionnez le client destinataire

4Ajoutez des lignes en piochant dans le catalogue ou en saisie libre

5Définissez le délai de livraison et les conditions de vente (délai de paiement, garantie)

Cycle de vie

Un devis suit le cycle : Brouillon → Envoyé → Accepté (ou Refusé).

Un devis accepté peut être converti en affaire en un clic.

Fonctionnalités

• Dupliquer : Créez une copie d'un devis existant
• PDF : Générez un PDF complet avec conditions de vente
• Filtres : Filtrez par statut, client ou période
• Mode carte : Sur mobile, les lignes s'affichent en cartes

Commandes

Une commande représente un accord commercial formel entre votre entité (le prestataire) et un client. Elle s'insère naturellement entre le devis accepté et le lancement de l'affaire, offrant une traçabilité complète du cycle de vente.

Créer une commande

1Dans Activité → Commandes, cliquez sur "Nouvelle commande"

2Remplissez le titre, sélectionnez le client, et ajustez la référence (générée automatiquement au format CMD-AA-NNNN)

3Vous serez redirigé vers la fiche de la commande où vous pourrez ajouter des lignes

Cycle de vie

Une commande suit le cycle : Brouillon → Confirmée → En cours → En préparation → Livrée partiel → Expédiée → Livrée → Facturée. Elle peut être annulée à tout moment.

Chaque changement de statut est tracé dans l'historique (workflow) et des notifications sont envoyées au client.

Gestion des lignes

1Dans la fiche détail, cliquez sur "Ajouter une ligne"

2Recherchez un article dans le catalogue (autocomplétion) ou saisissez manuellement la désignation

3Renseignez la quantité, le prix unitaire HT, la remise éventuelle et le taux de TVA

4Les totaux (HT, TVA, TTC) sont recalculés automatiquement

Le champ "Qté livrée" permet de suivre les livraisons partielles.

Expéditions & bons de livraison

Depuis la fiche d'une commande confirmée, la section "Expéditions & livraisons" permet de préparer et d'expédier la marchandise, en une ou plusieurs fois.

1Bon de préparation (picking) : générez le PDF de ce qu'il reste à préparer. Les lignes sont triées dans l'ordre de picking (zone → allée → casier) d'après l'emplacement de chaque article en stock, avec une case à cocher par ligne pour le préparateur.

2Expédier : renseignez la date, le transporteur et le n° de suivi, puis saisissez la quantité expédiée pour chaque ligne (proposée par défaut au reste à préparer). La sortie de stock est valorisée au coût moyen (CMUP) et consomme les lots au plus proche de la péremption (FEFO). Un article hors inventaire (prestation) est marqué livré sans mouvement de stock.

3Chaque expédition crée un bon de livraison (BL-AA-NNNN) téléchargeable en PDF (document logistique sans montants, avec cases de signature transporteur et client). Le statut de la commande passe automatiquement à "Livrée partiel" puis "Expédiée" quand tout est parti.

4Saisissez les frais de transport HT réellement payés au transporteur, dans la colonne "Port HT" de chaque BL. Le montant est modifiable à tout moment : la facture du transporteur arrive souvent après l'expédition. Le total de la commande est la somme de ses BL.

Ces frais remontent automatiquement dans la rentabilité de l'affaire (poste "transport" du déboursé) dès lors que la commande est rattachée à une affaire. Vous n'avez rien à ressaisir en dépense.

Le client destinataire (côté « Commandes reçues ») peut consulter les expéditions et télécharger les BL, mais seul le vendeur peut expédier. Les frais de transport ne lui sont jamais visibles : c'est votre coût. Pour refacturer le port au client, ajoutez une ligne « Frais de port » à la commande.

Préparations groupées (picking en vague)

Préparer les commandes une par une fait parcourir l'entrepôt autant de fois qu'il y a de commandes. Une vague de préparation en regroupe plusieurs pour ne le parcourir qu'une seule fois. Menu Supply Chain → Préparations groupées.

1Cliquez sur "Nouvelle vague" et cochez les commandes à préparer ensemble. Seules celles ayant un reste à préparer et n'étant dans aucune vague en cours sont proposées.

2La liste de picking consolidée s'affiche : une ligne par article, quantités totalisées toutes commandes confondues, triée dans l'ordre de parcours (zone → allée → casier, non localisés en dernier). La répartition par commande figure sous chaque ligne pour ventiler les bacs.

3Téléchargez la liste en PDF pour l'entrepôt, puis expédiez commande par commande depuis chaque fiche. Clôturez enfin la vague : les commandes redeviennent disponibles pour une future vague (reliquats).

La vague sert à prélever : elle ne sort rien du stock. Seule l'expédition (bon de livraison) déstocke. Une commande ne peut pas être embarquée dans deux vagues en cours en même temps, pour éviter que deux préparateurs prélèvent la même marchandise.

Retours & avoirs

Quand un client renvoie de la marchandise déjà expédiée, la section "Retours & avoirs" de la fiche commande permet d'enregistrer le retour et de générer l'avoir correspondant.

1Cliquez sur "Enregistrer un retour", indiquez le motif, puis saisissez la quantité retournée pour chaque ligne (limitée à ce qui a été livré et pas déjà rendu).

2Cochez "Remettre en stock" pour ré-intégrer la marchandise à l'inventaire : la ré-entrée est faite au coût moyen courant (CMUP), sans fausser la valorisation. Décochez pour un article défectueux mis au rebut : il est crédité sans revenir en stock.

3Chaque retour produit un bon de retour (RET-AA-NNNN) téléchargeable en PDF, avec le détail des lignes et le total avoir HT crédité.

4Cliquez sur "Générer l'avoir" pour transformer le retour en avoir comptable dans le module de facturation électronique. L'avoir reprend les lignes retournées avec leur taux de TVA d'origine et reste en brouillon : vous le vérifiez, puis vous l'émettez.

Le retour ne rouvre pas la préparation d'expédition : c'est un flux distinct (crédit + ré-stockage éventuel). La génération de l'avoir comptable est volontaire : un échange à l'identique ou une reprise sous garantie n'en justifie pas toujours un.

Convertir un devis en commande

1Ouvrez un devis au statut "Accepté"

2Cliquez sur "Convertir en commande"

3Une nouvelle commande est créée avec les mêmes lignes que le devis. Le devis est automatiquement lié à la commande.

Si le devis était déjà rattaché à une affaire, la commande hérite automatiquement de cette affaire : le lien devis → commande → affaire reste continu.

Rattacher une commande à une affaire

1Depuis une commande confirmée ou en cours, cliquez sur "Convertir en affaire" (ou "Lier une affaire")

2Une fenêtre propose un choix explicite : lier une affaire existante (sélection dans la liste) ou créer une nouvelle affaire (saisie du titre)

Aucune transformation n'est automatique : le rattachement résulte toujours d'une action volontaire. À la création, l'affaire est liée à la commande et le devis d'origine est aussi rattaché à l'affaire.

Commandes reçues (côté client)

Si vous êtes client d'une autre entité, vous pouvez voir les commandes que vous avez passées dans "Partagé avec moi → Commandes reçues". Vous avez accès en lecture seule au détail de la commande et pouvez suivre l'avancement (statut, livraison).

Duplication et PDF

1Dupliquer : Créez une copie d'une commande existante en brouillon

2PDF : Générez un document PDF de la commande (en-tête, lignes, totaux, conditions)

Facturation électronique (réforme 2026/2027)

Open est compatible avec la réforme française de la facturation électronique : émission de factures normées, réception des factures fournisseurs, e-reporting, suivi du cycle de vie via une plateforme agréée (PDP), et conformité NF525 pour les encaissements. Accès : Activité → Factures électroniques.

Émettre une facture

0Prérequis : renseignez le SIRET et le n° de TVA intracommunautaire de votre entité dans « Mon entité ». Sans ces deux mentions légales, l'émission et la transmission sont bloquées (un bandeau d'alerte vous le rappelle). Le SIREN est complété automatiquement à partir du SIRET.

1Cliquez sur « Créer depuis une source » et choisissez une commande facturée, une situation de travaux ou une commande webshop : la facture est créée en brouillon (lignes, TVA et mentions reprises).

2Cliquez sur « Émettre » : un numéro légal définitif est attribué. Les factures (FAC-AAAA-NNNN) et les avoirs (AV-AAAA-NNNN) forment deux séries distinctes, chacune ininterrompue par année. La pièce devient inaltérable (seul un avoir peut la corriger).

Un avoir se crée depuis un retour de marchandise (fiche commande → « Retours & avoirs » → « Générer l'avoir »). Il porte des montants positifs : c'est son type (code 381 de la norme) qui lui donne son sens créditeur.

3Générez les formats normés Factur-X, UBL ou CII, après contrôle de conformité EN 16931.

4Cliquez sur « Transmettre à la PDP ». Le cycle de vie (déposée → reçue → approuvée → encaissée…) est suivi automatiquement et historisé.

Recevoir les factures fournisseurs

Dans « Factures reçues », les factures entrantes (Factur-X / UBL / CII) sont décodées et rapprochées automatiquement de vos bons de commande. Vous pouvez les approuver, les rejeter ou les mettre en litige.

E-reporting

Dans « E-reporting », agrégez et transmettez périodiquement à l'administration les transactions B2C (ventes aux particuliers / webshop), internationales et les données d'encaissement.

Archivage légal

Chaque facture transmise est archivée avec un jeton d'intégrité (SHA-256) et conservée 10 ans. La page « Archives » permet de vérifier qu'aucune archive n'a été altérée.

NF525 — journal de caisse inaltérable

Chaque encaissement webshop est inscrit dans un journal de caisse inaltérable (page « Caisse NF525 ») : écritures scellées par chaînage de hash, correction uniquement par avoir, clôtures jour/mois/année avec grand total perpétuel, export pour l'administration et attestation individuelle de conformité de l'éditeur.

Signature électronique

Signer un devis

Open permet à vos clients de signer électroniquement les devis sans créer de compte :

1Depuis un devis au statut "Envoyé", cliquez sur "Envoyer pour signature"

2Le client reçoit un email avec un lien sécurisé (jeton unique à durée limitée)

3Sur la page publique de signature, le client peut Accepter ou Refuser le devis, avec un commentaire optionnel

4Le statut du devis est automatiquement mis à jour

Signer un procès-verbal de recette

Les PV de recette peuvent également être signés électroniquement via une page publique dédiée. Même principe : jeton sécurisé, acceptation ou refus, horodatage automatique.

Stocks

Gestion des stocks

1Dans Activité → Stocks, visualisez l'inventaire de vos articles

2Chaque article affiche son stock actuel, son seuil d'alerte et sa valorisation : le coût moyen pondéré (PMP) et la valeur du stock, avec le total en pied de tableau

3Les mouvements (entrées/sorties) sont tracés automatiquement. Le PMP se recalcule à chaque entrée valorisée : une réception au prix du bon de commande met à jour le coût moyen ; les sorties sont valorisées à ce coût

4Traçabilité lot / série : saisissez un n° de lot (et une DLC) à l'entrée. Les sorties prélèvent automatiquement le lot dont la DLC est la plus proche (FEFO), ou un lot que vous choisissez. L'historique affiche le lot de chaque mouvement, et un lot se retrace de la réception jusqu'à sa consommation en production

5Entrepôts & emplacements : via le bouton « Emplacements », structurez vos dépôts (entrepôt → code zone / allée / casier) et affectez chaque article à un emplacement. Supprimer un emplacement ne perd jamais un article : il devient simplement « non localisé »

Sous-traitance d'une opération

1Vous envoyez votre matière chez un tiers qui la travaille (usinage, traitement, peinture) et ce qui revient est une référence différente — par exemple de la tôle qui repart en pièces usinées. Cela se pilote depuis la fiche de l'ordre de fabrication, bloc « Sous-traitance »

2Indiquez le sous-traitant, la matière envoyée avec sa quantité, ce que vous attendez en retour, et le coût prévu de la prestation. Vous pouvez rattacher l'opération de gamme concernée : elle est alors marquée comme faite à l'extérieur

3À l'envoi, votre stock ne bouge pas. La marchandise part physiquement mais elle vous appartient toujours : elle reste en stock et reste valorisée. Seule sa disponibilité baisse, pour que vous ne la promettiez pas deux fois. Un second envoi qui dépasserait ce qui reste réellement disponible est refusé

4À la réception, le stock bouge enfin : la matière envoyée sort (valorisée au PMP courant) et ce qui revient entre en stock au coût matière + prestation. Vous saisissez le coût réel s'il diffère du prévu

Bons de commande fournisseur

1Dans Stocks, allez dans l'onglet "Bons de commande"

2Créez un nouveau bon de commande

3Sélectionnez le fournisseur et ajoutez les articles à commander

4À la réception, le stock est automatiquement mis à jour

Achats (DA, BC, réceptions)

Demande d'achat (DA)

1Dans Activité → Achats, créez une "Demande d'achat"

2Ajoutez les articles demandés avec quantités et fournisseurs suggérés

3Soumettez la DA pour validation

Bon de commande (BC)

La référence est générée automatiquement (BC-26-0001) si vous la laissez vide. Chaque ligne peut être rattachée à un article de stock : c'est ce lien qui, à la réception, crée l'entrée dans l'inventaire. Une ligne non rattachée (prestation, matériel non stocké) n'en crée pas.

1Une fois la DA validée, convertissez-la en Bon de commande

2Sélectionnez le fournisseur final et ajustez les quantités si nécessaire

3Le BC est envoyé au fournisseur

Réception

1À la livraison, enregistrez la réception

2Les quantités reçues sont rapprochées du BC (réception partielle possible)

3Le stock est automatiquement mis à jour

Production (ordres de fabrication)

Le module Production pilote ce que vous fabriquez : de la définition du produit jusqu'à son entrée en stock, en passant par la planification de l'atelier et le contrôle qualité. Menu Production : Tableau de bord, Liste OF, Gammes, Nomenclatures, Planning, À planifier, Qualité, et Postes de charge (administrateurs).

1. Les deux prérequis : nomenclature et gamme

Un ordre de fabrication ne s'invente pas : il exécute une définition du produit, en deux volets indépendants.

1Nomenclature (Production → Nomenclatures) : de quoi le produit est fait. Chaque ligne est un composant du catalogue et sa quantité pour une unité du produit fini.

2Gamme (Production → Gammes) : comment on le fabrique. Une suite d'opérations ordonnées, chacune avec son service, son poste de charge, son temps prévu et, si besoin, un contrôle qualité obligatoire.

Chaque opération de gamme porte aussi un lieu : atelier ou chantier. C'est lui qui décide de la suite — les opérations d'atelier deviennent un ordre de fabrication, celles de chantier une intervention. Un même ouvrage peut donc produire les deux.

Une gamme décrit un mode opératoire, elle ne désigne jamais une personne : l'opérateur s'affecte sur l'ordre de fabrication, pas sur la gamme.

2. Créer un ordre de fabrication

Depuis Production → Liste OF (bouton « Nouvel OF »), ou automatiquement depuis une commande signée dont les lignes contiennent des ouvrages à fabriquer. Créer, modifier ou supprimer un ordre est réservé aux administrateurs.

Un ordre créé depuis une commande exécute la composition figée de sa ligne : ce qui a été chiffré est ce qui est produit, même si le catalogue change entre-temps.

3. Le cycle de vie, et ce que chaque étape fait vraiment

Les statuts s'enchaînent dans un ordre imposé — chaque passage déclenche une action réelle sur le stock, ce n'est jamais une simple étiquette.

1Brouillon → Planifié : Open réserve les composants. Si le disponible ne suffit pas, le passage est refusé avec la liste de ce qui manque. Revenir en brouillon libère la réservation.

2Planifié → En cours : les composants sont réellement sortis du stock et la date de début réel est posée.

3En cours ⇄ En pause : suspend et reprend, sans toucher au stock.

4En cours → Terminé : la fabrication est finie. Si une fiche d'intervention attendait cette pièce, son besoin passe automatiquement à « prêt ».

5Terminé → Clôturé : le produit fini entre en stock et la date de fin réelle est posée. C'est le point final : un ordre clôturé ne se rouvre pas.

4. Planifier : dates de l'ordre, puis opérations

Deux niveaux, qu'il ne faut pas confondre.

1L'ordre porte ses dates de début et de fin prévues : c'est ce qui le place sur le planning de production.

2Chaque opération porte un opérateur et son propre créneau prévu (début et fin). Une opération n'entre dans le planning de l'équipe que si les trois sont renseignés — l'un des trois manque-t-il, elle reste invisible pour tout le monde.

L'assignation se fait depuis la fiche de l'ordre (bouton Assigner sur la ligne) ou depuis la page À planifier. Avant d'enregistrer, Open vérifie que l'opérateur est réellement disponible : congés approuvés, autres créneaux, autres opérations. Un chevauchement est signalé et forçable — un chef d'atelier a parfois de bonnes raisons de superposer, il doit juste le faire en connaissance de cause.

5. Le planning de production

Dans Production → Planning, un diagramme de Gantt place les ordres sur un calendrier, avec le taux de charge par service sur la période affichée.

1Les ordres sans dates ne sont pas placés au hasard : ils sont regroupés dans une bande « Non plaçables sur le planning », visible, à traiter.

2Le taux de charge ne porte que sur la charge datable. Open affiche à côté combien d'ordres et combien d'heures en sont exclus, faute de dates ou de gamme : un taux de 60 % avec 200 h non datées n'est pas un atelier à 60 %.

Un service sur lequel aucun poste de charge n'est déclaré apparaît avec ses heures, mais sans pourcentage : il n'y a pas de capacité à laquelle les comparer. Un taux exige un dénominateur — afficher « 0 % » ferait passer pour libre un service qui porte du travail. Déclarez un poste dans Production → Postes de charge pour obtenir un taux.

3Le bloc Conflits de charge signale les dépassements de capacité des postes. Il distingue toujours ce qu'il a pu tester de ce qu'il n'a pas pu — un poste sans capacité déclarée est annoncé comme non testable, jamais compté comme sans conflit.

4Un ordre se déplace au glisser-déposer sur le Gantt, par pas d'une journée. Le décalage s'affiche pendant le geste, et ses opérations datées suivent.

5La courbe de charge en haut de page montre les heures prévues jour par jour, face à la capacité. Un taux moyen ne dit pas quand ça coince : deux semaines à 40 % et une à 180 % donnent la même moyenne. Sous la courbe, Open rappelle ce qu'elle ne montre pas — heures engagées sans dates, services sans poste de charge déclaré.

Se déplacer dans le temps et changer d'échelle

1Les flèches ‹ › au-dessus du planning changent de période. Dès que vous quittez la période courante, un repère orange l'indique — on ne lit pas un planning d'octobre en croyant regarder cette semaine. Le bouton Aujourd'hui ramène au présent.

2L'échelle Heure (1 journée) gradue l'axe en 24 heures sur une seule journée. C'est la seule échelle où un créneau de deux heures se lit vraiment : aux autres, l'axe est en jours et une opération de l'après-midi n'est qu'un trait.

3Le filtre statuts n'affiche que ce que vous cochez. Ce qu'il masque est compté et annoncé à côté du planning : un planning amputé qui se tait se lit comme un atelier libre.

Changer la durée d'une barre

Tirez le bord d'une barre (le curseur devient une double flèche) : une seule des deux dates bouge, l'autre reste. Tirer le milieu déplace l'ensemble.

1Sur une opération, le geste s'aimante au quart d'heure à l'échelle horaire, à la journée ailleurs. Il n'écrit que le créneau prévu : ce qui s'est réellement passé n'est jamais réécrit.

2Sur un ordre, les dates se règlent à la journée. ⚠ Ses opérations ne sont pas étirées — leur durée vient de la gamme, l'atelier ne travaille pas plus vite parce qu'on a tiré une barre. Si l'une d'elles se retrouve hors des nouvelles dates, Open prévient avant d'écrire et laisse forcer.

Voir qui fait quoi : la vue par opérateur

Le sélecteur « Une ligne par OF » / « Une ligne par opérateur » change ce qu'une barre représente. En vue par opérateur, chaque ligne est une personne et chaque barre une opération, posée sur son créneau prévu : c'est la vue qui répond à « qui travaille sur quoi, et quand ». L'opérateur et le créneau sont portés par l'opération, jamais par l'ordre — la vue par OF ne peut donc pas le dire.

1Deux opérations d'une même personne au même moment sont dessinées l'une sous l'autre, encadrées de rouge : le chevauchement se voit au lieu de se cacher. Une opération sous-traitée est hachurée — elle n'occupe pas l'atelier.

2Une opération sans opérateur apparaît sur une ligne « Non affecté » : du travail daté que personne ne fait. Une opération sans créneau complet n'est posée nulle part — elle est listée au-dessus du planning, dans « Opérations sans créneau ».

3Les heures annoncées à côté de chaque nom sont la charge (temps de gamme × quantité), pas la durée du créneau réservé : un créneau d'une heure peut porter dix heures de travail. Une opération sans temps de gamme est comptée comme charge inconnue, jamais comme zéro.

4Le glisser-déposer y déplace l'opération seule, pas l'ordre entier. Si la personne est déjà prise à ce moment-là — autre opération, intervention, congé — Open prévient et laisse forcer, comme partout ailleurs dans le planning.

Afficher le planning au mur : imprimer et exporter

Le bouton Imprimer propose trois sorties. Toutes reprennent ce que vous avez sous les yeux : la période affichée, la vue choisie et les filtres de pôle et de service.

1Planning en PDF — le Gantt est redessiné en pleine page, au format paysage, à l'échelle de la feuille : la période demandée tient toujours, et une barre reste proportionnelle à son créneau. C'est la sortie à utiliser pour un affichage d'atelier.

2Planning en tableur — la même période, à plat, une ligne par ordre ou par opération selon la vue. Utile pour trier, filtrer ou transmettre.

3Imprimer cet écran — l'impression directe du navigateur. Un Gantt est plus large qu'une feuille : au-delà du bord droit, il est coupé. Open le détecte et l'écrit sur le papier plutôt que de vous laisser afficher un planning amputé qui a l'air complet.

Le PDF et le tableur contiennent aussi ce qui n'est pas plaçable : les ordres sans dates et les opérations sans créneau y figurent, listés à part avec ce qui leur manque. Une charge inconnue (aucun temps de gamme) laisse la case vide et le dit — elle n'est jamais convertie en zéro.

6. Postes de charge

Réservé aux administrateurs (Production → Postes de charge). Un poste — machine, poste manuel, zone de test ou autre — représente une ressource dont la capacité est limitée. Déclarez sa capacité pour que les conflits de charge puissent être calculés, et ses indisponibilités (maintenance, arrêt) pour qu'elles soient prises en compte.

7. Contrôle qualité

Dans Production → Qualité, ou depuis la fiche de l'ordre. Trois types de contrôle — contrôle, test, validation finale — et trois résultats possibles : conforme, non conforme, ou dérogation (accepté malgré l'écart, tracé comme tel).

Un contrôle enregistre aussi avec quoi il a été fait — un instrument du parc d'étalonnage (Qualité → Étalonnage) — et, quand la gamme l'attend, la valeur mesurée. Une photo peut y être jointe : c'est elle qui permettra de rejuger un défaut quand la pièce sera partie.

La cote attendue

Sur une opération de gamme, vous pouvez déclarer une cote cible, un mini, un maxi et une unité. La saisie du contrôle propose alors un champ « valeur mesurée », et c'est le calcul qui tranche : une mesure hors bornes est enregistrée non conforme même si l'on a coché « conforme », avec la raison inscrite sur l'enregistrement.

L'inverse n'est pas vrai, et c'est voulu : une mesure dans les bornes ne rend pas le contrôle conforme d'office. Une cote juste n'exclut ni un défaut d'aspect ni un serrage manquant — la mesure peut contredire une conformité déclarée, elle ne peut pas la garantir.

Compétence exigée

Une opération de gamme peut exiger une habilitation (RH → habilitations du salarié). Personne ne pourra y être affecté sans la détenir : l'absence du titre est un refus ferme, une habilitation expirée peut être levée par un encadrant avec un motif écrit, tracé au journal. La fiche de l'ordre signale aussi le cas qui survient tout seul : un titre qui expire sous quelqu'un déjà affecté.

Quand c'est non conforme

Depuis la fiche de l'ordre, un contrôle non conforme ouvre une action corrective (CAPA) dans le module Qualité, et le lien revient ensuite vers elle. C'est ce qui distingue un défaut constaté d'un défaut traité. Une réclamation client peut elle aussi désigner l'ordre en cause : la fiche de l'ordre l'affiche alors en tête, et l'on remonte en un écran de la plainte au contrôle, à son instrument et à son opérateur.

8. Sous-traiter une opération

Depuis la fiche de l'ordre, bloc Sous-traitance, quand une opération part chez un tiers (usinage, traitement, peinture). Quatre états : prévu, envoyé, reçu, annulé, avec le coût prévu puis le coût réel.

L'envoi n'écrit aucun mouvement de stock : la matière est encore à vous, simplement ailleurs — elle est décomptée du disponible, pas du stock. Seule la réception bouge le stock.

9. Traçabilité et coût de revient

Chaque ordre conserve l'historique de ses changements de statut et la liste de ses mouvements. Si vos composants sont suivis par lot, un lot se retrace de la réception fournisseur jusqu'à sa consommation dans un ordre précis.

Le coût de revient additionne la matière estimée (nomenclature valorisée) et la main-d'œuvre, calculée sur le temps réel saisi multiplié par le taux horaire de l'entité (paramètre taux_mo_horaire, 45 €/h par défaut).

À la clôture, le produit fini entre en stock en quantité, sans valeur unitaire : le coût moyen pondéré du produit fini n'est donc pas modifié par la fabrication. Le coût de revient reste consultable sur l'ordre, mais il ne se reporte pas encore automatiquement sur la valeur du stock.

10. Ce qui manque, et quand ça arrive

La page À planifier annonce pour chaque ordre s'il est réellement lançable (colonne Matière), et la Tour de Contrôle agrège ce que la production va manquer. Depuis un composant manquant, le bouton « Demander l'achat » crée une demande qui garde le lien avec l'ordre : vous êtes prévenu à la réception. Voir Supply Chain.

Supply Chain (flux, réappro, transport)

Un cockpit de pilotage qui regroupe, en une page, la logistique déjà gérée dans Stocks, Achats et Commandes — sans double saisie : tout est lu depuis ces modules. Accessible aux profils Responsable et Direction (et administrateurs) via Supply Chain dans le menu.

1. Tour de Contrôle des Flux

1Deux colonnes côte à côte : Flux Entrants (bons de commande fournisseurs) et Flux Sortants (livraisons clients)

2Chaque colonne affiche un résumé par statut (compteurs) puis la liste détaillée, avec accès direct à chaque bon ou commande

3Le graphique Échéances de livraison place ces flux dans le temps, semaine par semaine. Les listes disent ce qui est en cours ; lui seul dit quand ça tombe et si vous êtes déjà en retard — les semaines passées apparaissent en rouge, car ce qui y reste ouvert est en retard.

Seuls les flux engagés y figurent (bon de commande envoyé, commande client confirmée) : un brouillon n'est pas une échéance. Un flux sans date de livraison prévue n'est rangé dans aucune semaine — il serait malhonnête de lui inventer une échéance que personne n'a promise. Il est compté sous le graphique, pour que vous puissiez lui en donner une.

2. Planification & Réappro

Deux blocs, qui ne répondent pas à la même question.

« Ce que la production va manquer » part du travail déjà engagé : Open confronte la nomenclature des ordres de fabrication en cours au stock réellement disponible.

1Chaque ligne indique le manque cumulé, les ordres de fabrication concernés (cliquables) et ce qui est déjà en commande, avec la date de livraison annoncée

2Le bouton "Demander l'achat" crée une demande d'achat qui garde le lien avec l'ordre de fabrication : à la réception, vous êtes prévenu, sans avoir à surveiller les livraisons vous-même

Le manque cumulé est une aide à la décision, pas une quantité à commander telle quelle : deux ordres qui n'ont pas encore réservé voient le même stock, leurs manques peuvent donc se recouvrir. C'est pour cela qu'Open affiche toujours les ordres en cause à côté du chiffre. Si des ordres n'ont pas de nomenclature, ils sont signalés comme non vérifiés plutôt que comptés pour rien.

« Articles sous le seuil minimal » est l'autre angle : un constat sur le stock lui-même, indépendamment de tout travail engagé.

1Isole les articles sous leur seuil minimal (mêmes alertes que le module Stocks)

2Le bouton "Demander réappro" crée directement une demande d'achat dans le circuit Achats et notifie les responsables

Le seuil se déclenche quand le stock est déjà bas ; les besoins de production se voient avant. Un atelier qui ne regarde que le seuil découvre le manque le jour du lancement.

3. Console Transport

1Liste les expéditions à piloter (commandes en préparation ou expédiées)

2Le bouton "Suivi" associe un transporteur, un numéro de suivi et un lien de tracking à la commande ; le n° devient cliquable partout où la commande apparaît

Maintenance (GMAO)

Le module tient l’entretien préventif de votre parc : vous décrivez une fois comment s’entretient un type de machine, Open crée les plans sur toutes les machines de ce type, calcule les échéances, vous dit lesquelles ne sont pas encore planifiées, et fait avancer le plan dès qu’une intervention est clôturée.

Tout se trouve dans la catégorie Maintenance du menu : tableau de bord, plans & interventions, planning, gammes, types d’équipement, fiches d’intervention et tournées.

1. Décrire le parc : les types d’équipement

1Dans Maintenance → Types d’équipement, créez vos familles de machines : compresseur, pont roulant, centre d’usinage…

2Rattachez vos équipements à leur type — machine par machine depuis sa fiche, ou en masse depuis l’écran des types

L’écran affiche en permanence combien d’équipements n’ont pas encore de type : ce qui n’est pas décrit ne peut pas être entretenu automatiquement.

2. Décrire l’entretien : les gammes de maintenance

Une gamme décrit l’entretien d’un type de machine, une fois pour toutes. Chaque opération porte sa propre périodicité : un compresseur se graisse tous les mois et se contrôle tous les ans.

1Dans Maintenance → Gammes de maintenance, créez une gamme et choisissez le type qu’elle concerne

2Ajoutez ses opérations : désignation, périodicité, temps prévu, habilitation requise

3Cliquez sur « Appliquer au parc » : les plans de maintenance sont créés sur toutes les machines du type

Avec 200 machines et 12 types, vous décrivez 12 gammes au lieu de saisir 200 plans. L’application peut être rejouée sans risque : elle crée ce qui manque et ne duplique jamais ce qui existe — le compte rendu vous dit ce qui a été créé et ce qui existait déjà.

Modifier une gamme déjà appliquée

Le bouton « Propager » met à jour les plans nés de la gamme. Les plans que vous avez réglés à la main pour une machine particulière sont épargnés : une règle générale ne doit pas écraser un réglage délibéré. Le compte rendu indique combien de plans ont été mis à jour et combien ont été conservés.

3. Les échéances, et ce qu’on en sait

L’échéance suivante se calcule à partir de la dernière intervention et de la périodicité. Chaque plan affiche son état : en retard de N jours, dans N jours, ou échéance inconnue.

Sans date de dernière intervention, l’échéance n’est pas calculable — et elle n’est pas inventée. Le plan reste visible, marqué « échéance inconnue », et n’est compté ni comme couvert ni comme en retard. Les écrans annoncent combien de plans sont dans ce cas.

Une vérification quotidienne notifie les profils Direction et Responsable de l’entité pour les maintenances en retard — tant qu’elles ne sont pas faites — et pour les échéances à venir dans les 7 jours. Le widget « Maintenance à venir » de l’accueil reprend la même liste.

4. Le planning : le prévu et le planifié

Maintenance → Planning montre deux choses côte à côte, sans les confondre :

• l’échéance prévisionnelle — calculée, personne dessus (badge pâle) ;
• l’intervention réellement planifiée — un engagement, avec quelqu’un et une date (badge plein) ;
• le retard, en rouge.

Le taux de couverture résume l’ensemble : sur les échéances de la période, combien sont réellement planifiées. C’est le chiffre qui fait agir.

Le planning se regroupe par site, zone, équipement, type d’équipement ou client, et se filtre par nature d’intervenant (interne, prestataire externe, non affecté). Ce qu’un filtre retire est annoncé sous le formulaire : un planning qui cache sans le dire est pire qu’un planning vide.

L’onglet « À planifier »

La file de ce qui est dû et pas encore engagé, trié par urgence. Le bouton « Planifier » crée l’intervention sans quitter l’écran.

5. Les interventions

Chaque intervention porte un technicien, une date prévue, une durée, des observations, et suit son statut : planifiée → en cours → terminée. « Convertir en affaire » crée une affaire lorsque des travaux supplémentaires sont à facturer ; une intervention déjà convertie n’est pas convertie deux fois — le bouton conduit à l’affaire existante.

Le technicien affecté n’est plus disponible

Dès qu’une intervention porte un technicien et une date, celui-ci apparaît occupé dans le planning de l’équipe et dans son propre planning. Lui poser un créneau, une opération d’atelier ou une seconde intervention ce jour-là déclenche un avertissement qui nomme ce qui l’occupe déjà — et l’inverse est vrai : planifier une intervention sur quelqu’un en congé ou déjà pris vous le dira aussi.

C’est un avertissement, pas un blocage : une urgence reste possible, vous confirmez et l’intervention est enregistrée. Une intervention n’ayant qu’une date, elle est comptée pour la journée entière ; l’écran l’indique plutôt que d’afficher un horaire que personne n’a saisi.

Clôturer une intervention

Passer une intervention à « terminée » exige une date de réalisation. C’est cette date qui met à jour le plan et fait apparaître l’échéance suivante — sans elle, la clôture est refusée plutôt qu’enregistrée sans effet.

6. Maintenance interne ou externe

Une intervention peut être réalisée par un technicien de l’entreprise ou par un prestataire : constructeur, organisme agréé, sous-traitant. Le prestataire peut être une entité déjà présente dans Open, ou simplement un nom — beaucoup de fournisseurs n’y sont pas, et leur passage doit quand même être consigné.

Vous pouvez saisir le coût prévu et le coût réel de l’intervention externe. L’intervenant apparaît dans la liste des interventions et dans l’historique de la machine.

7. Ce que coûte l’entretien d’une machine

La section Maintenance de la fiche d’un équipement rassemble ses plans, son historique d’interventions et son coût d’entretien sur 12 mois : nombre d’interventions, heures de main-d’œuvre interne et leur valorisation, coût des prestataires, total.

Ce total est bâti sur les heures et les coûts réellement saisis, jamais sur les temps prévus des gammes. Quand rien n’a été saisi, l’écran l’indique plutôt que d’afficher « 0,00 € », qui se lirait comme « cette machine ne coûte rien ». Les heures de maintenance saisies sans être rattachées à une machine sont signalées à part.

8. Les fiches d’intervention sur le terrain

Depuis une intervention, le bouton fiche d’intervention crée le document que le technicien remplit sur place : travaux, anomalies, préconisations, consommables, photos et signature du client.

À la clôture de la fiche, l’intervention passe automatiquement à « terminée », son compte rendu y est recopié, le temps de main-d’œuvre rejoint le compteur du technicien rattaché à la machine, et le plan de maintenance avance. La date d’intervention doit être renseignée avant de clôturer, puisque c’est elle qui date l’entretien.

9. Maintenance d’un équipement partagé

Pour ouvrir l’entretien d’un équipement à une autre entité, partagez cet équipement en cochant la section « Maintenance » dans le formulaire de partage.

• Partage en lecture : le partenaire consulte les plans et l’historique d’entretien de la machine.
• Partage en écriture : il peut en plus enregistrer ses propres interventions dessus. Elles restent rattachées à son entité — c’est lui qui les a réalisées.

La maintenance n’est ouverte que par un partage explicite nommant cette section. Une simple relation commerciale ne donne pas accès à l’historique d’entretien.

10. Le tableau de bord

Maintenance → Tableau de bord ouvre sur ce qui est en retard, avant tout le reste. Puis le taux de couverture, les échéances non planifiées, le coût des prestataires sur 12 mois, et la charge planifiée par intervenant.

Un bloc y est consacré à ce que la GMAO ne couvre pas encore : équipements sans aucun plan, équipements sans type, plans sans échéance calculable. Un équipement sans plan n’apparaît dans aucun indicateur — le taux de couverture ne porte que sur ce qui est décrit, et l’écran le dit.

Désactiver plutôt que supprimer

Un plan qui porte déjà des interventions ne peut pas être supprimé : son historique d’entretien serait perdu. Désactivez-le — il cesse d’alerter et conserve sa trace. Même principe pour une gamme dont des plans sont nés, et pour un type d’équipement porté par des machines.

Détection automatique d’anomalies

Un contrôle quotidien analyse vos données et signale :

• Équipements à risque : plus de 3 interventions en 2 mois ;
• Stocks bas : articles sous le seuil d’alerte ;
• Devis dormants : devis en brouillon depuis plus de 30 jours.

Les anomalies détectées génèrent des notifications dans l’application.

Fiches d'intervention

La fiche d'intervention est le compte rendu terrain rempli par le technicien sur site, qui devient un PDF signé remis au client.

Créer une fiche

Depuis Activité → Fiches d'intervention (bouton « Nouvelle fiche »), ou directement depuis une intervention GMAO, une demande, une affaire ou une commande signée (bouton « Ordre d'intervention » sur la fiche commande). La fiche reprend alors automatiquement l'équipement, l'affaire, le projet, le client et le technicien.

Le bouton n'apparaît sur une commande qu'une fois celle-ci signée : l'intervention se déclenche sur un engagement ferme, pas sur une commande encore en attente.

Assigner l'ordre au technicien

Le bloc Ordre d'intervention (colonne de droite) envoie la fiche à un technicien, qui l'accepte ou la refuse. Un refus détache le technicien et notifie le créateur de la fiche, pour que l'ordre reparte dans la pile des ordres à assigner.

Désigner le technicien est réservé aux encadrants — Chargé d'affaire, Responsable, Direction et administrateurs : c'est le même droit que planifier (voir Ressources humaines). Un technicien voit le bouton grisé avec le motif : il exécute l'ordre qu'on lui confie, il ne se l'attribue pas et ne reprend pas celui d'un collègue. Il garde en revanche le droit d'accepter ou de refuser ce qui lui est assigné, et de planifier sa propre intervention si son entité l'autorise.

Cet état est indépendant du statut de la fiche : une fiche peut être « Prête » (matériel disponible) sans être encore acceptée, et inversement.

Planifier & préparer

1Planifier : crée un créneau dans le planning du technicien (visible dans la timeline RH). Si un besoin matériel dépend d'un OF dont la fin prévue est postérieure à la date choisie, Open vous avertit avant de planifier ; vous pouvez confirmer si le besoin peut être avancé.

2Matériel requis : listez les besoins. Un besoin « à produire » génère un OF de production, un besoin « à commander » génère une demande d'achat. La fiche ne passe « Prête » que lorsque tous les besoins sont prêts (un démarrage d'urgence reste possible en forçant).

« En stock » se vérifie, ne se déclare pas : Open confronte la quantité requise au stock disponible de l'article. Sans article catalogue rattaché, ou si la quantité est insuffisante, le besoin reste « à vérifier » et un message vous l'indique.

Disponible n'est pas la même chose qu'en stock. Une pièce peut être physiquement présente et déjà promise à quelqu'un d'autre. Open déduit donc du stock : ce qui est réservé par un ordre de fabrication planifié, ce qui est réservé par une autre intervention (tout besoin passé « prêt » réserve sa quantité jusqu'à la clôture de la fiche), et ce qui est parti en sous-traitance. Le message de refus détaille toujours ce qui grève le stock — par exemple : « 5 disponible pour 8 requis (sur 20 en stock, 15 réservés par un OF) ».

Les besoins se débloquent ensuite tout seuls : un OF terminé ou une réception d'achat marque prêt le besoin correspondant et recalcule l'état de la fiche. Le bouton Réévaluer refait ce contrôle à la demande.

Tournées : l'ordre de passage

Dans Activité → Tournées, regroupez les interventions d'un technicien pour une journée et fixez leur ordre de passage par glisser-déposer. Un technicien n'a qu'une seule tournée ouverte par jour, et une fiche n'appartient qu'à une seule tournée (l'ajouter ailleurs la déplace).

Le bouton Feuille de route édite le PDF de la journée : les interventions dans l'ordre, avec une case à cocher par ligne. La clôture verrouille la tournée ; le technicien peut alors en rouvrir une le même jour si nécessaire.

Sur le terrain

• Travaux réalisés, anomalies, préconisations
• Temps & déplacement (arrivée / départ, trajet, main-d'œuvre)
• Photos avant / après (depuis l'appareil)
• Consommables posés : liés au stock, ils sont décrémentés à la clôture

Signature & clôture

Le client signe directement sur l'écran (signature tactile). À la clôture, le stock est mis à jour et, si la fiche provient d'une intervention GMAO, celle-ci est marquée « Terminée ». Le PDF est disponible à tout moment via le bouton « PDF ».

Ressources humaines

Salariés

Dans RH → Salariés, gérez le personnel : noms, coordonnées, habilitations, pôle et service de rattachement, profil dashboard.

Organigramme

Dans RH → Organigramme, visualisez la structure de l'entreprise sous forme d'arbre interactif. Deux vues au choix via la bascule : Structurel (Pôle → Service → Salarié) et Managérial (hiérarchie N+1 selon le manager de chaque salarié). Cliquez sur un salarié pour ouvrir sa fiche.

Pensez à renseigner le manager de chaque salarié (activez l'Édition puis glissez un salarié sur son responsable, ou utilisez le champ « Manager » de la fiche). Sans ce lien hiérarchique, la validation des congés, le suivi des heures d'équipe et les notifications au manager restent inactifs : les écrans concernés s'affichent simplement vides. Un bandeau d'alerte apparaît dans RH tant que plusieurs salariés n'ont pas de manager — un seul salarié sans manager (le dirigeant) est normal.

Heures

Dans RH → Heures, les salariés saisissent leur temps passé. Les heures peuvent être liées à une affaire, un équipement ou une tâche.

Planning

Dans RH → Planning, visualisez et gérez la répartition des salariés par jour et par projet. Chaque salarié a une couleur attribuée.

Qui a le droit de planifier ?

Planifier quelqu'un, c'est engager son temps. Trois actions relèvent du même droit : poser un créneau dans un planning, planifier une intervention, et affecter un opérateur à une opération d'ordre de fabrication.

1Planifier quelqu'un d'autre est réservé aux profils Chargé d'affaire, Responsable et Direction (les administrateurs passent partout).

2Planifier soi-même dépend de votre entité : la case « Chaque salarié gère son propre planning », dans Mon entité. Elle est cochée par défaut — un technicien peut donc gérer son propre planning. Décochez-la pour centraliser entièrement la planification : les créneaux, interventions et affectations passent alors tous par un encadrant, y compris pour lui-même.

3Un compte sans fiche salarié ne peut planifier personne, pas même « lui-même » : « soi » ne désigne alors personne dans le planning.

Un bouton que vous n'avez pas le droit d'utiliser est grisé, jamais masqué : survolez-le, il vous dit pourquoi. Vous ne pouvez agir que sur ce qui vous est déjà assigné — reprendre l'opération ou l'intervention d'un collègue demande d'être encadrant, même en connaissant l'adresse de la page.

À planifier

La page À planifier réunit au même endroit tout ce qui attend encore une date : ordres de fabrication sans dates, opérations sans opérateur ou sans créneau, et interventions sans créneau.

La colonne Matière annonce, pour chaque ordre de fabrication, s'il est réellement lançable :

1Complète : tous les composants sont disponibles.

2Attendue le … : il manque quelque chose, mais c'est déjà commandé — la date affichée est celle de la dernière réception attendue, donc la première date à laquelle la fabrication peut démarrer.

3N manquant(s) : il manque, et rien n'est en commande. Survolez pour voir quoi et combien.

4Inconnue : l'ordre n'a pas de nomenclature, ou n'a pas pu être vérifié. Ce n'est pas un feu vert.

Timeline

Dans RH → Timeline, visualisez la chronologie des ressources sur une frise temporelle interactive (vis-timeline).

Congés

Les absences et congés sont gérés depuis la fiche salarié.

Notes de frais

Depuis RH → Notes de frais, chaque salarié déclare les dépenses qu'il a engagées (repas, hôtel, carburant, péage…) et suit leur remboursement.

1Cliquez sur "Nouvelle note de frais" : date, catégorie, libellé, montant TTC et taux de TVA. Joignez la photo du ticket ou un PDF (10 Mo max).

2Décochez "TVA récupérable" si la TVA n'est pas déductible : c'est alors le TTC qui est imputé au coût, et non le HT. Renseigner l'affaire permet d'imputer la dépense à son coût réel.

3Le manager direct du salarié — ou la direction — approuve ou refuse depuis la section "À valider". Le remboursement, lui, est un acte comptable réservé à la direction et aux administrateurs : un responsable d'équipe approuve la dépense, il ne déclare pas le virement. Une note approuvée remonte automatiquement dans la rentabilité de l'affaire (poste "notes de frais" du déboursé).

Une note de frais est une donnée personnelle : seuls son auteur, son manager direct et la direction y ont accès, justificatif compris — un collègue de la même entité ne la voit pas, et un responsable qui n'encadre pas le salarié non plus. La section "À valider" d'un responsable ne montre que son équipe, ce qui suppose que le manager de chaque salarié soit renseigné dans l'organigramme. On ne valide jamais ses propres notes de frais. Une note déjà traitée n'est plus modifiable ni supprimable ; seule une note en attente l'est.

Flotte & outillage

Véhicules

1Dans RH → Flotte & Outillage, gérez le parc de véhicules

2Suivez pour chaque véhicule : assurance, contrôle technique, kilométrage

3Les alertes d'échéance (assurance, CT) sont automatiques

Outillage

Attribuez du matériel aux salariés et suivez l'historique des attributions.

Reporting

Accessible dans Activité → Reporting (profil Direction), le tableau de bord présente :

• Chiffre d'affaires global et par période
• CA par mois sur l'année
• Nombre d'affaires en cours, terminées, archivées
• Effectif salariés et répartition par pôle

Facturation

Abonnement

Dans Activité → Facturation, gérez votre plan tarifaire et vos quotas (utilisateurs, équipements, stockage).

Paiement

Le paiement s'effectue par carte bancaire via Stripe. Les factures PDF sont générées automatiquement.

Quotas

Les limites de votre plan (nombre d'utilisateurs, espace de stockage, etc.) sont affichées et contrôlées.

Webhooks

Configurer des webhooks

1Dans Activité → Webhooks, créez un nouveau webhook

2Définissez l'URL de destination et les événements à écouter

3Activez ou désactivez le webhook selon vos besoins

Événements disponibles

Les webhooks permettent d'intégrer Open avec vos autres outils (ERP, CRM, notifications) en réagissant aux événements : création d'affaire, changement de statut de devis, alerte stock, etc.

Journal des appels

Chaque appel de webhook est journalisé avec son statut (succès/échec) et la réponse reçue. Consultez l'historique pour diagnostiquer les problèmes d'intégration.

Tableau de bord Workflows

Le tableau de bord des workflows donne une vue transverse de tous les processus en cours dans votre entité. Accessible aux profils Admin et Super Admin depuis le menu Administration → Workflows.

Grille Module × Statut

Visualisez en un coup d'œil la répartition des statuts pour chaque module : demandes, devis, affaires, achats (demandes et bons de commande), maintenance, congés, situations de travaux et tâches. Les cellules sont colorées pour identifier rapidement les volumes importants.

Éléments stagnants

Le tableau de bord détecte automatiquement les éléments bloqués depuis plus de 14 jours dans un statut non-terminal. Cela permet d'agir avant qu'un client ne relance : un devis jamais envoyé, une demande jamais traitée, une intervention planifiée mais jamais démarrée.

File d'attente de validation

Deux files d'attente sont centralisées :

• Congés à valider : toutes les demandes de congés en attente d'approbation par le manager
• Demandes d'achat à valider : toutes les DA en attente de validation, avec indication des demandes urgentes

Entonnoir de conversion

Un graphique horizontal montre le taux de transformation : Demandes → Demandes converties en affaire → Devis → Affaires. Idéal pour suivre la performance commerciale de l'entité.

Activité récente

Les 50 dernières transitions de statut sont affichées avec le module concerné, l'ancien et le nouveau statut, l'utilisateur qui a effectué le changement et la date. Pour le Super Admin, le nom de l'entité est également visible.

Documents qualité (ISO 9001)

Le module Qualité → Documents tient vos procédures, instructions et enregistrements sous maîtrise documentaire : chaque document a un indice, un circuit de validation, une date d'approbation et une liste de personnes qui doivent l'avoir lu. C'est ce qu'un auditeur ISO 9001 vient vérifier.

Créer un document

1Dans Qualité → Documents, cliquez sur « Nouveau document » (réservé aux administrateurs)

2Donnez une référence (PR-01, IN-04…) et un titre

3Choisissez le type : procédure, instruction, formulaire, manuel, politique, spécification ou enregistrement

4Choisissez la classification : public, interne ou confidentiel

5Choisissez le mode de rédaction — ce choix est définitif

Rédiger : l'éditeur de blocs

Un document rédigé dans l'application n'est pas du texte libre : il est composé de blocs, ce qui permet de le rendre aussi bien à l'écran qu'en PDF, et de comparer deux indices ligne à ligne.

• Titre, paragraphe, liste, tableau
• Image avec légende, numérotée automatiquement (« Figure 1 »…)
• Étape : le bloc des procédures — numéro, texte, image, rôle responsable, durée, EPI
• Encadré : note, attention ou danger
• Renvoi vers un autre document, avec la possibilité de figer l'indice cité
• Sommaire et saut de page, qui se comportent comme tels à l'export PDF

Une seule personne écrit à la fois : ouvrir l'éditeur pose un verrou, libéré automatiquement après 5 minutes d'inactivité. Un autre rédacteur voit alors « Reprendre la main ». Le contenu est enregistré au fil de la frappe.

Le circuit de validation

Un document ne s'applique pas parce qu'il est écrit, mais parce qu'il a été approuvé.

1Brouillon — le rédacteur écrit

2Soumettre à revue — un motif de modification est obligatoire (5 caractères minimum). C'est la trace exigée par l'ISO 9001 : elle dit pourquoi l'indice change

3Vérifier — par quelqu'un d'autre que le rédacteur

4Approuver — par un approbateur désigné, qui ne peut pas être le rédacteur

L'approbation fige la version : son contenu ne peut plus changer, et une empreinte (SHA-256) en est conservée. L'indice précédent passe automatiquement en périmé ; il n'y a jamais deux indices approuvés en même temps.

Indices, historique et comparaison

Modifier un document approuvé n'écrase rien : cela ouvre un nouvel indice (1.0 → 1.1), qui suit le même circuit. L'écran Historique liste tous les indices et compare deux d'entre eux bloc à bloc : ce qui a été ajouté, supprimé, modifié.

Tant qu'une version n'est pas l'indice applicable, elle est signalée sans ambiguïté : bandeau Brouillon, En vérification ou Périmé à l'écran, filigrane en travers du PDF. Le pied de page porte toujours la mention « Copie non maîtrisée si imprimée ».

Diffusion et accusés de lecture

Prouver qu'un opérateur a pris connaissance de la procédure en vigueur fait partie de la maîtrise documentaire.

1Depuis le document, ouvrez Diffusion

2Ajoutez des destinataires : un profil, un pôle, un service ou une personne

3Chaque destinataire voit un bouton « J'ai lu ce document » sur la page de lecture

L'accusé porte sur un indice précis, jamais sur le document en général : approuver un nouvel indice remet donc naturellement les accusés à zéro. Les personnes qui n'ont pas accusé lecture au bout de 3 jours sont relancées automatiquement chaque matin.

Les cibles se résolvent en personnes à chaque consultation : embaucher un technicien l'ajoute d'office aux diffusions qui visent « Technicien », et un salarié qui change de service quitte l'ancienne.

Export PDF

Le bouton produit un PDF fidèle : en-tête maîtrisé sur chaque page (référence, titre, indice, date d'approbation, logo, « page x sur y »), sommaire paginé, figures jamais coupées, filigrane si l'indice ne s'applique pas.

Depuis l'écran Historique, le bouton « Exporter avec l'annexe » ajoute au PDF une annexe listant ce qui a changé depuis l'indice comparé. Elle n'apparaît jamais dans l'export courant : un document diffusé aux opérateurs n'a pas à traîner l'historique de ses corrections.

Documents subis (mode fichier)

Un document en mode fichier joint se met à jour en déposant un nouvel indice (bouton ), jamais en remplaçant le fichier. Chaque indice reste téléchargeable tel qu'il a été déposé, avec l'empreinte de ses octets — c'est exactement ce qu'un auditeur demande devant un certificat périmé.

Rattacher un document à la production

Une procédure ne vaut que là où elle s'applique. Depuis le document, l'écran Rattachements (, réservé aux administrateurs) le relie à une gamme, un ordre de fabrication, une fiche d'intervention, un équipement, un plan de maintenance, une CAPA ou une affaire.

Une carte « Documents qualité applicables » apparaît alors sur la fiche de cette ressource : le technicien devant la machine y trouve la procédure de consignation, sans avoir à la chercher. Cette carte ne montre que l'indice approuvé en vigueur — jamais un brouillon, jamais une version périmée.

Un ordre de fabrication réunit donc ce qui est attaché à lui, à sa gamme et à son affaire ; une fiche d'intervention, ce qui tient à elle, à l'équipement concerné et à l'affaire. Chaque ligne indique d'où elle vient (« via gamme », « via équipement ») : une exigence héritée ne se confond pas avec une consigne propre à ce travail-ci. Un même document rattaché à deux niveaux n'apparaît qu'une fois.

Confidentialité

Un document classé confidentiel n'est lisible que par les administrateurs, son créateur, les personnes inscrites à son circuit (rédacteur, vérificateur, approbateur) et les approbateurs désignés. Il n'apparaît ni dans la liste des documents, ni sur les fiches de production, ni dans les renvois, pour quiconque n'y a pas droit.

Relations inter-entités

Types de relations

Dans Partenaires → Toutes les relations, vous voyez l'ensemble des liens entre votre entité et d'autres entités :

• Client : L'autre entité est votre client
• Fournisseur : L'autre entité est votre fournisseur
• Partenaire : Relation commerciale bilatérale

Demandes de mise en relation

Vous pouvez inviter une autre entité à se connecter à vous. La demande est acceptée ou refusée par le destinataire.

Contacts

Partenaires → Contacts donne accès à un répertoire global de tous les contacts (clients, fournisseurs, partenaires).

Chaque contact peut être associé à une entité et à une ou plusieurs relations. Vous pouvez ajouter des notes et des documents à chaque contact.

Clients

Gérer les clients

1Dans Partenaires → Clients, visualisez tous vos clients

2Cliquez sur un client pour voir sa fiche détaillée

3Depuis la fiche client, accédez à ses sites, contacts, documents et devis associés

Ajouter des notes et documents

Chaque fiche client permet de joindre des documents (contrats, cahiers des charges) et des notes de suivi.

Suivi commercial

Open suit la relation avec vos comptes : qui vous devez rappeler, où en sont vos devis, et ce qui s'est dit lors des derniers échanges. Trois écrans répondent à ces trois questions.

Les prospects

Une relation porte un type : prospect, client, fournisseur ou partenaire. Le type prospect sert à noter une entreprise que vous démarchez, avant qu'elle ne devienne cliente ; le jour où elle le devient, vous changez son type et tout l'historique la suit.

Les relances

1Sur la fiche d'un partenaire, onglet Relances, notez ce que vous devez rappeler et quand

2Les relances en retard sont signalées en tête de liste, et comptées dans un bandeau

3Le widget « Mes relances » de votre accueil montre ce qui est dû aujourd'hui — vous la clôturez d'un clic, sans quitter la page

4Chaque matin, une notification reprend les relances arrivées à échéance

Le pipeline commercial

Devis → onglet Pipeline présente vos devis en colonnes, une par étape : brouillon, envoyé, accepté, refusé, perdu, annulé. Chaque carte porte le client, le montant et l'âge du devis ; chaque colonne affiche son total.

Vous déplacez une carte pour constater une issue : un devis envoyé qui n'aboutira pas devient « perdu », un devis abandonné devient « annulé ».

L'historique des échanges

1Sur la fiche d'un partenaire, onglet Activité, le bouton « Consigner un échange » enregistre un appel, un mail, un rendez-vous ou une note

2La chronologie réunit ces échanges avec les affaires et les projets du compte, du plus récent au plus ancien

3Chaque ligne indique qui l'a consignée — c'est ce qu'on relit avant de rappeler

Ce qu'Open ne fait pas

Le suivi commercial d'Open est orienté compte : il vous aide à suivre les entreprises avec lesquelles vous êtes déjà en contact. Il ne fait pas de prospection : pas d'import de fichiers d'adresses, pas d'emailing de masse, pas de séquences automatiques, pas de score de probabilité calculé sur vos données.

Fournisseurs

Gérer les fournisseurs

1Dans Partenaires → Fournisseurs, visualisez tous vos fournisseurs

2Ajoutez des contacts, notes et documents par fournisseur

3Les fournisseurs sont utilisés dans les bons de commande et les articles du catalogue

Partage inter-entités

Partagé avec moi

La section "Partagé avec moi" dans la sidebar liste les ressources qu'une autre entité a partagées avec vous :

• Sites, zones, équipements
• Affaires et projets
• Devis reçus : devis émis par vos fournisseurs à votre attention

Niveaux d'accès

Chaque ressource partagée a un niveau d'accès :

• Lecture : Consultation seule
• Écriture : Modification possible
• Masqué : Accès limité à certaines sections

Un badge visuel indique les ressources partagées.

Bibliothèque

Templates Schéma

Modèles réutilisables pour standardiser la structure de vos schémas électriques. Appliquez un template lors de la création d'un équipement pour pré-remplir composants et E/S.

Templates Cartouche

Modèles de cartouches (en-têtes de plan) standardisés. Chaque template définit les champs, polices et dispositions du cartouche. Deux types : bandeau de folio (bas de chaque folio) et page de garde (grand cartouche de couverture du dossier). Le cartouche actif est résolu en cascade équipement → zone → site → client → global, par type.

Deux façons de créer un cartouche : uploader un fichier .qet (titleblock dessiné dans QElectroTech) ou utiliser l'éditeur de cartouche intégré (bouton « Créer dans l'éditeur ») : grille de cellules (colonnes en % du total, % du restant ou points ; lignes proportionnelles), fusion de cellules, textes avec variables %{...} (équipement, client, affaire, folio, indice de révision…), cellules logo (entité / client / site) et aperçu en direct. Les cartouches uploadés en .qet sont également retouchables dans l'éditeur (icône crayon).

Base Article

Référentiel des articles techniques pour les schémas QET (composants électriques, borniers, câbles, etc.). La table article_technique est dédiée aux schémas QElectroTech — chaque article technique peut être lié optionnellement à un article commercial de la table unifiée article (catalogue) via une FK.

Marketplace de templates

Parcourir et télécharger

Le marketplace permet de découvrir des templates de schémas QElectroTech partagés par la communauté Open.

1Accédez au Marketplace depuis la sidebar

2Parcourez les templates disponibles par catégorie

3Téléchargez un template pour l'utiliser dans vos équipements

Publier un template

1Cliquez sur "Publier un template"

2Sélectionnez un template de votre bibliothèque

3Ajoutez une description et une catégorie

Votre template est visible par toute la communauté. Un compteur de téléchargements suit sa popularité.

Recherche et navigation

Recherche dans la sidebar

Chaque groupe de la sidebar (Sites, Zones, Équipements, Affaires, etc.) dispose de son propre champ de recherche. Tapez les premières lettres pour filtrer instantanément.

Navigation hiérarchique

L'application est organisée de manière hiérarchique :

• Un client contient des sites
• Un site contient des zones
• Une zone contient des équipements

Naviguez entre les niveaux via les onglets dans chaque fiche.

Barre de recherche globale

La barre de recherche en haut de l'écran permet de trouver rapidement :

• Clients par nom
• Équipements par numéro de plan
• Affaires par numéro
• Articles par référence

Documents et photos

Ajouter des documents

À chaque niveau (client, site, zone, équipement, affaire, projet), vous pouvez joindre :

• Documents : Fichiers PDF, Excel, Word, images
• Photos : Images JPG, PNG (redimensionnées automatiquement)
• Notes : Commentaires textuels horodatés
• GED et versioning : La Gestion Électronique de Documents (GED) centralise tous vos fichiers. Chaque document peut avoir plusieurs versions, avec historique et possibilité de revenir à une version antérieure. Recherche par nom ou tags.

Organisation

Les fichiers sont organisés automatiquement dans des dossiers dédiés selon leur type et niveau. Les logos (client, équipement) sont gérés séparément.

Export et archivage

Exporter des données

• Schémas : PDF, Excel, QET
• Configurations matérielles : Fichiers Excel
• Recettes : Procès-verbaux en PDF ou Excel
• Devis : PDF avec conditions de vente
• Factures : PDF
• Export comptable : FEC (Fichier des Écritures Comptables) et SAGE pour intégration avec votre comptabilité. Filtrage par période, téléchargement CSV.

Archiver un projet

1Une fois une affaire terminée, changez son statut à "Archivée"

2Tous les documents restent accessibles en lecture seule

Internationalisation (i18n)

Langues disponibles

Open est disponible en trois langues :

• Français (langue par défaut)
• English — anglais
• Deutsch — allemand

Changer de langue

1Le sélecteur de langue est disponible en haut de l'interface (topbar)

2Choisissez la langue souhaitée : l'interface se traduit instantanément

Le choix est conservé pour les visites suivantes.

Détection automatique

Open détecte automatiquement la langue de votre navigateur à la première visite et affiche l'interface dans votre langue.

Mode sombre

Activer le mode sombre

1Ouvrez Mon profil (menu utilisateur en haut à droite)

2Dans la carte Thème de l'application, activez l'interrupteur Mode sombre

3L'interface bascule instantanément ; désactivez l'interrupteur pour revenir au thème clair

Le mode sombre réduit la fatigue visuelle en environnement peu éclairé et économise la batterie sur les appareils mobiles OLED.

Application mobile (PWA)

Installer Open sur votre appareil

Open est une PWA (Progressive Web App). Vous pouvez l'installer sur l'écran d'accueil de votre téléphone ou tablette, comme une application native :

1Ouvrez Open dans votre navigateur mobile (Chrome, Safari, Firefox)

2Appuyez sur "Installer" ou "Ajouter à l'écran d'accueil" dans le menu du navigateur

3Open apparaît comme une application avec son icône, sans barre de navigation navigateur

Mode hors-ligne

Grâce au Service Worker, Open met en cache les assets (CSS, JS, icônes) pour un chargement rapide et un accès partiel même sans connexion internet.

Notifications push

Activer les notifications

Open peut envoyer des notifications push directement sur votre appareil, même lorsque l'application est en arrière-plan :

1Ouvrez Mon profil puis la carte Notifications push, et cliquez sur Activer les notifications

2Acceptez la demande de permission du navigateur

3Le bouton devient actif — les notifications sont activées

Pour désactiver, cliquez à nouveau sur le bouton.

Événements déclencheurs

Une notification est automatiquement envoyée lors de :

• Nouveau partage : Une entité partenaire vous partage une ressource
• Nouvelle relation partenaire : Une demande de mise en relation est acceptée
• Mise à jour commande webshop : Changement de statut d'une commande passée via le Webshop

Sur iOS (iPhone / iPad)

1Dans Safari, appuyez sur "Partager" puis "Sur l'écran d'accueil"

2Ouvrez Open depuis l'icône créée sur votre écran d'accueil

3Activez les notifications depuis Mon profil › carte Notifications push

Webshop B2B (inter-entités)

Le Webshop B2B permet de consulter les catalogues partagés par vos partenaires et de passer des commandes directement depuis Open, entre entités connectées.

Accéder au Webshop B2B

1Dans la sidebar, allez dans B2B → Webshop

2La page liste toutes les boutiques des partenaires ayant partagé leur catalogue avec votre entité

3Cliquez sur une boutique pour voir ses articles, leur disponibilité et le stock en temps réel

Passer une commande

Depuis la boutique d'un partenaire, sélectionnez les articles souhaités et passez une commande directement. Votre partenaire reçoit la commande dans son module Commandes et vous serez notifié à chaque changement de statut.

Prérequis : partager son catalogue

Refuser un catalogue qu'on vous partage

Un partenaire peut vous partager son catalogue sans vous demander votre avis. Si vous n'en voulez pas, vous pouvez le refuser : ouvrez Activité → Catalogue, cliquez sur "Partages", puis sur la croix rouge en face du catalogue concerné, dans la liste Partages reçus.

Le refus prend effet immédiatement : les articles de ce partenaire disparaissent de votre catalogue et sa boutique n'apparaît plus dans votre Webshop B2B.

Logo de l'entité

Uploader le logo

1Accédez à Mon entité (menu utilisateur en haut à droite, ou via /mon-entite)

2Dans la section logo, cliquez sur "Choisir un fichier"

3Sélectionnez votre logo (format PNG ou JPG recommandé, fond transparent conseillé)

4Enregistrez — le logo est appliqué immédiatement

Où apparaît le logo

• Topbar : Le logo s'affiche à côté du nom de l'entité dans la barre de navigation supérieure
• Dashboards : Le logo est repris dans les tableaux de bord de l'entité
• Documents PDF : Le logo apparaît dans les en-têtes des devis, commandes et factures générés

Simulation de profil

Simuler un profil utilisateur

La simulation de profil permet de visualiser l'interface exactement comme la verrait un utilisateur d'un profil donné, sans changer de compte :

1Cliquez sur le menu déroulant utilisateur en haut à droite de la topbar

2Sélectionnez "Simuler un profil"

3Choisissez le profil à simuler parmi : Technicien, Chargé d'affaire, Responsable, Direction

4Le menu se reconfigure pour afficher uniquement les modules accessibles à ce profil

5Pour quitter la simulation, revenez dans le menu utilisateur et cliquez sur "Quitter la simulation"

Cas d'usage

• Vérifier qu'un technicien ne voit pas les modules financiers
• Former un nouvel employé en lui montrant ce qu'il verra
• Tester la configuration des droits d'accès avant de créer des comptes

Conseils d'utilisation

Bonnes pratiques

• Hiérarchie : Respectez l'ordre Client → Site → Zone → Équipement pour une organisation cohérente
• Catalogue : Maintenez votre catalogue à jour, c'est la base des devis et des stocks
• Templates : Créez des templates de schéma pour standardiser vos conceptions
• Partage : Utilisez le partage inter-entités pour collaborer avec vos clients et fournisseurs
• Tâches : Utilisez les todos pour suivre l'avancement de vos affaires
• Sauvegarde : Exportez régulièrement vos schémas et documents importants

Dépannage

Problèmes courants

Je ne peux pas me connecter

Vérifiez votre email et mot de passe. Si vous avez créé votre compte par onboarding, vérifiez vos emails de confirmation.

Ma session a été déconnectée

Pour des raisons de sécurité, une seule session par compte est autorisée. Si vous vous êtes connecté depuis un autre navigateur, la session précédente est fermée.

Erreur lors de la génération de schéma

Vérifiez que tous les composants et variables sont correctement configurés avant de générer le schéma.

Fichier trop volumineux

Les images sont automatiquement redimensionnées. Pour les autres fichiers, vérifiez les limites de votre plan tarifaire.

Je ne vois pas certains modules

L'accès aux modules dépend de votre profil utilisateur. Seuls les modules autorisés pour votre profil sont visibles dans la sidebar.